Aplica-se a qualquer sujeito passivo IRC ou IRS (empresa ou em nome individual).

Entrou em vigor em 1 de janeiro de 2011, para sujeitos passivos com faturação superior a 250.000 eur e cumulativamente mais de 1000 documentos do tipo venda. Para quem não usa um programa informático, em 1 de janeiro de 2012 a Certificação do Software tornou-se obrigatória para sujeitos passivos com faturação superior a 150.000 eur relativa ao ano anterior e cumulativamente mais de 1000 documentos do tipo venda.

A 1 de janeiro de 2012, a utilização de Software Certificado era uma obrigatoriedade para os sujeitos passivos com volume de negócios superior a 150.000€.

Com a publicação da Portaria n.º22-A/2012, foram introduzidas diversas alterações ao nível do enquadramento legal da certificação de software, nomeadamente:

1 - SUJEITOS PASSIVOS QUE JÁ USEM PROGRAMA DE FATURAÇÃO
- TODOS DEVERÃO PROCEDER À CERTIFICAÇÃO DO SOFTWARE, SE ESTE FOR MULTIEMPRESA, isto é, permitir ter várias empresas abertas, mesmo que só o utilize numa empresa, independentemente do volume de faturação ou do número de documentos do tipo de venda emitidos no exercício anterior. Todos os programas de faturação comercializados pela TRIGÉNIUS são Multiempresa, pelo que deverão obrigatoriamente ser atualizados (conferir lista de programas em baixo).

2- SUJEITOS PASSIVOS QUE NÃO USEM AINDA UM PROGRAMA DE FATURAÇÃO
      - O volume de negócios a partir do qual é obrigatória a utilização de software certificado será reduzido do
      seguinte modo:
      - 125.000€, a partir de 1 de abril de 2012;
      - 100.000€, a partir de 1 de janeiro de 2013.

Esta Portaria, estabelece ainda, que a partir de 1 de Abril de 2012:
      - Apesar destes limites, qualquer empresa que opte por utilizar um programa de faturação, é, sem exceção,
      obrigada a usar um programa certificado;
      - Todos os sujeitos passivos que utilizem o software de faturação em modo multiempresa são
      obrigados a ter software Certificado (ponto 1 deste artigo);
      - A utilização de software certificado passa a ser igualmente obrigatória para empresas que não
      comercializem bens ou prestem serviços exclusivamente a consumidores finais;
      - Passam assim também a ser obrigados à utilização de software certificado as empresas que não tendo
      relações com o consumidor final estavam até então dispensadas desta obrigatoriedade;
      - As Guias de Transporte e de Remessa, bem como qualquer documento passível de ser apresentado ao
      cliente têm que ser assinados;
      - Os sujeitos passivos utilizadores de equipamentos não certificáveis (tais como registadoras) passam a ser
      obrigados a utilizar software certificado caso atinjam os limites de faturação mencionados.

Por outro lado, o Ofício Circulado n.º 50000/2012 determina algumas alterações aos requisitos técnicos que os programas, ainda que já certificados, devem passar a cumprir.
Finalmente, merece ainda destaque o facto de também se estabelecerem regras de emissão de documentos para máquinas registadoras e programas não certificados.

EXEMPLOS DE PROGRAMAS MULTIEMPRESA:
PRIMAVERA // PHC // TRIGISTO // SAGE // WINTOUCH // WINREST // MEDICINEONE // ZONESOFT // ETICADATA // ALIDATA // SAP // OLISOFT // FILOSOFT // TI –ARTSOFT // etc.

A Portaria n.º22-A/2012 veio alargar o universo de empresas abrangidas pela obrigatoriedade de utilização de software certificado, revendo e eliminando as condições de exclusão previamente definidas.

Assim, estão excluídas desta obrigatoriedade os sujeitos passivos que se encontrem nas seguintes situações:

      - Utilizem software produzido internamente, do qual sejam detentores dos respectivos direitos de autor;
      - Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior a 125.000€ em 2011,
      e 100.000€ em 2012 (a partir de 1 de Janeiro de 2013);
      - Tenham emitido no período de tributação anterior, menos que 1000 documentos de venda.

Contudo, mesmo que uma empresa se encontre numa destas situações, a partir de 1 de abril de 2012, qualquer sujeito passivo que opte por utilizar um programa de faturação, é, sem exceção, obrigado a usar um programa certificado.

Os sujeitos que ainda possam utilizar registadora, nos documentos que não sejam faturas ou vendas a dinheiro deve estar mencionado "Este documento não serve de fatura".

     1. Emiti no período anterior menos de 1000 documentos de venda ou equivalentes?
          1. Não: Então está fora da certificação, pois a certificação visa apenas os sujeitos que emitem mais que
             1000 documentos.
          2. Sim: Então tem que avançar para a próxima questão...
      2. Utilizo uma aplicação informática produzida internamente, ou por empresa do mesmo grupo económico,
          sobre a qual possuo os direitos de autor?
         1. Sim: Então está fora da certificação de acordo com a alínea a) do n.º 2 do art.º 2 da Portaria 363/2010.
         2. Não: Então tem que avançar para a próxima questão...
     3. No ano de anterior tive um volume de negócios inferior a € 125.000 (100.000 em 2013)?
         1. Sim: Então está fora da certificação de acordo com a alínea c) do n.º 2 do art.º 2 da Portaria 363/2010
         que sofre uma alteração temporal valorimétrica - dos € 100.000 para os € 125.000 em referência a 2011
         - com a alínea a) do n.º 10 da mesma Portaria.
         2. Não: Então tem que avançar para a próxima questão...
     4. Já uso programa de faturação, e este permite multiempresa?
         1. Não: Então está fora da certificação-
         2. Sim: Então estará obrigado à certificação.

Mesmo estando excluído é importante que garanta que o seu Software de Faturação está preparado caso verifique alguma alteração dos requisitos e passe a estar obrigado.

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